안녕하세요. 아름다운재단 육수환 매니저입니다. 2014년 아름다운재단에 입사해 근속 10년차가 되었습니다. 재단에서 처음 담당했던 총무인사 및 기획사무 업무의 경우 밖으로 잘 드러나지 않아 어떤 일들이 있는지 알기 어려운데요. 그동안 재단의 지속가능한 활동에 보탬이 되기 위해 도전해 왔던 일에 대해 이야기 해보려고 합니다.

당시를 돌이켜 보면 아날로그 감성이 있었습니다. 결재판, 종이문서, 수기결재, 닦고, 조이고 기름칠하고 오래된 사옥에서 발생하는 소소한 문제를 직접 해결했습니다. 그 가운데서도 재단에 대한 관심과 애정을 키우며 진행해온 일들이 있습니다. 비영리 섹터에서 총무 업무를 담당하고 있는 활동가라면 꼭 기억해두셨으면 하는 꿀팁을 전합니다. 

첫 번째 ‘자산현황을 기록하고 데이터 관리하기’

비영리 조직 역시 영리 기업처럼 전자, 사무기기 등 관리해야 할 것들이 많습니다. 당시 재단의 관리현황은 엑셀파일로 관리되고 있었고, 이마저도 업데이트가 되지 않은 상태였습니다. 할 수 있는 것부터 시작해보기로 했습니다. 재단 곳곳을 돌아다니며 조사를 시행하였고, 자산등록 및 바코드 스티커를 부착해 안정적으로 운영할 수 있는 기초를 만들었습니다. 이러한 과업 경험을 통해 일상에서 발생하는 데이터들을 잘 모아두고 기록하는 습관을 갖게 되었고 업무전반에서 연간 보고서 형태로 보고하는 형식도 갖추게 되었습니다.

두 번째 ‘구성원이 두고두고 쓸 수 있는 매뉴얼 만들기’

과거에는 매니저들이 회의실에 빔 프로젝터를 연결해야 할 때, 컴퓨터에 프로그램(MS오피스, 한글, 복합기) 설치에 문제가 있을 때 직접 가서 지원을 했지만, 업무 효율을 높이기 위해 내부 시설 사용설명서를 만들었습니다. 누구나 보고 따라 할 수 있는 매뉴얼들이 모여 지금은 아름다운재단 생활백서로 발전해 자리잡게 되었습니다.

세 번째 ‘흩어진 자료 체계화 하기’

재단은 각 팀의 팀장들이 신입매니저 교육을 담당합니다. 조직의 이해를 높이기 위해 진행해오던 방식인데요. 2017년 신입 매니저 교육을 체계화하기 위해 각 팀에서 교육하던 자료들을 수집해 분류해 나가기 시작했습니다. 나아가 강사들과 모여 매년 업데이트 주기를 만들어 신입매니저 교육체계를 갖춰나갔습니다. 연간 사업계획과 평가의 연계성 강화를 통해 차년도 목표수립을 제고하는 체계로 성과관리 프로세 스를 고도화하기도 하였습니다.

네 번째 ‘구성원을 고려한 새로운 시도하기’ 

학습하는 조직이라는 독서 모임 교육을 수강하며 함께 만들어 가는 전사 워크숍을 시도해 보게 되었습니다. 각기 다른 업무를 수행하는 여러부서에서 삼삼오오 모여 기획하고, 현장 답사하고 운영하고 소회를 나누는 마무리까지 함께 만들어 간다는 것의 어려움과 뿌듯함을 느낀 경험이었습니다.

[비영리 안의 비영리] ‘워크숍CFT’를 소개합니다.

타기관 사례를 살펴보며 2016년에는 감정노동, 정신건강, 스트레스 쌓이지 않게 근로자상담지원 프로그램을 도입하기도 하였고, 함께 일하는 구성원에게 감사의 의미를 담아 축하하는 기념일제도(입사기념일 축하(오신날), 가정의달 감사(드리다))를 2018년에 기획하여 시행하기도 하였습니다. 단 구성원을 고려한 제도를 시행하거나 기획할 때는 먼저 외부교육 수강 및 사례 조사를 통해 우리 조직에서 실현 가능한지, 타당한지 등을 따로 검토하시는 것을 추천드립니다. 

다섯 번째 ‘개선하기’

제도를 만들고 운영하다보면 개선해야 할 점들이 보이기 마련입니다. 다만 주관적으로 ‘개선해야 한다’고 주장하기보다 객관적으로 개선 필요성을 정리해야 할 필요성을 느끼고 있습니다. 실제로 2018년 인사제도 개선을 위해 노사발전재단에서 시행하는 일터혁신컨설팅(임금, 평가 체계 개선, 일가정 양립)에 참가하며 내부 현황을 외부 시선으로 살펴보게 되었습니다. 스스로 생각해왔던 것과 일치한다는 생각에 안도와 뿌듯함도 잠시, 무엇을 개선한다는 것은 많은 에너지가 소모되기도 했습니다.

공정한 채용절차 개선을 위해 신입매니저 평가제도 OJT(On the Job Training) 도입을 시작으로 2020년 위 일가정 양립 컨설팅 결과를 기반으로 기존 유연근무제도에서 각 구성원의 책임 하에 근로장소를 자율적으로 운영하는 근로장소재량제(재택근무) 시범사업을 시행하게 되었습니다. 이때는 코로나19 펜데믹이 발생하여 자연스럽게 내부 정식제도로써 자리잡게 되는 경험을 하기도 하였습니다.

올해는 인프라(공간)에 대한 기초방향 설계 과업을 수행하고 있습니다. 저에게는 새로운 도전인데요. 하지만 ‘언제나 그랬듯 할 수 있는 것부터 찾아보자’고 생각했스니다. 내부 현황을 정리하고, 사례 조사 계획을 수립하고 유관기관 조사를 다니며 다시금 재단의 미션과 활동을 반영하는 공공성 있는 인프라(공간)을 검토하며 재단이 할 수 있는 일을 모색하고 있습니다. 

일을 통해 도전하며 성장한 경험은 결국…

지난 10년을 되돌아 보면 내부 구성원들이 더 효율적으로, 더 생산적으로, 더 즐겁게, 더 자율성있게 일할 수 있는 물리적, 제도적, 환경적 부분을 구축하고자 끊임없이 도전했던 것 같습니다. 자기주도학습 과정(자기인식→학습→성찰)과 업무수행 과정(계획→실행→피드백)이 혼합된 상태였지만 문제를 인식하면 외부교육 수강과 사례를 수집하며 실험적으로 실행 가능한 시범사업을 계획하고 운영한 후 데이터를 수집하여 여러 관점에서 살펴보며 기획하는 일이 저의 도전이었습니다. 돌이켜 보면 그중에서 가장 중요한 것은 시작하는 것이었습니다.

그럼에도 불구하고 모든 도전들은 변화로 안착되기까지 지난한 과정을 거쳐야 했고 참 쉬운 일이 없었던 것 같습니다. 앞으로 도전할 새로운 과업에서는 새로운 방식과 시각으로 도전해 나갈수 있기를 기대하며, 지난 경험이 누군가의 도전과 변화에 도움이 되었기를 바랍니다.